System faktur elektronicznych niesie za sobą znaczne korzyści ekologiczne, logistyczne i ekonomiczne. Przedstawiamy kilka faktów i mitów na temat e-faktury, które mogą być pomocne w podjęciu decyzji korzystania z usługi oraz rozwieją Państwa zastrzeżenia i wątpliwości.
MIT: Plik PDF nie jest e-Fakturą.
FAKT: Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług „Ustawa o VAT” faktura elektroniczna to faktura w formie elektronicznej, wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.
MIT: Faktura papierowa jest bezpieczniejsza.
FAKT: Papierowe dokumenty kojarzą się z większą pewnością, co jest nieuzasadnionym przekonaniem. W rzeczywistości papierową fakturę jest łatwiej zgubić niż jej elektroniczny odpowiednik, a systemy zabezpieczeń faktur elektronicznych dają nam pewność, że informacje są bezpieczne. Nie ma również problemu w przypadku błędów lub zgubienia faktury elektronicznej – e-faktury można korygować i wystawiać ich duplikaty.
MIT: Do otrzymywania e-Faktur konieczne jest zainstalowanie w komputerze odpowiedniego systemu.
FAKT: Faktury elektroniczne można odbierać w formacie PDF jako załącznik e-maila. Do odbierania plików tego typu wystarczy bezpłatny program Adobe Reader, który można pobrać na stronie producenta. Dostęp do e-faktur jest możliwy także poprzez konto w Elektronicznym Biurze Obsługi Klienta (e-bok). Dokumenty w takiej formie można odczytać z każdego miejsca na świecie, 24 godziny na dobę. Wystarczy dostęp do Internetu.
MIT: e-faktura nie jest równorzędna fakturze papierowej.
FAKT: faktura jest w 100 procentach tak samo ważna, jak faktura papierowa i musi spełniać te same warunki, czyli posiadać wiarygodność. Wiarygodność dokumentu zapewniają trzy cechy: autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność.
MIT: e-faktura nie zawiera tych samych danych, co faktura papierowa.
FAKT: e-faktura zawiera dokładnie te same dane, co faktura papierowa i nie jest dokumentem w żaden sposób mniej wartościowym. By potwierdzić autentyczność faktury, przedsiębiorcy mogą skorzystać z dwóch rozwiązań: podpisu elektronicznego lub Systemu Elektronicznej Wymiany Danych (EDI).
MIT: e-faktura jest tylko dla klientów instytucjonalnych.
Fakt: Z e-faktury mogą korzystać zarówno klienci indywidualni, jak i firmy.
MIT: Możliwe jest otrzymanie faktury w formie papierowej i elektronicznej.
FAKT: Nie, faktura wystawiana jest raz i może występować tylko w jednej formie.
MIT: Po usunięciu e-faktury z dysku komputera lub maila, dokument zostanie bezpowrotnie utracony.
FAKT: e-faktury, podobnie jak faktury papierowe, powinny być przechowywane przez sześć lat od daty wystawienia. Jeżeli przez pomyłkę faktura zostanie usunięta z konta w komputerze, wystarczy, że klient zaloguje się na swoje konto w serwisie usługodawcy lub zwróci się z prośbą o ponowne przesłanie dokumentu.
